Sõidupäevik lähetusaruande juurde

 

 

 

                                                                                                                      KINNITATUD

Hiiumaa Gümnaasiumi

direktori 16.03.2018

käskkirjaga nr 1-2/10

 

HIIUMAA GÜMNAASIUMI  TÖÖLÄHETUSTE VORMISTAMISE KORD

1.      Üldsätted

  • Käesolev kord sätestab Hiiumaa Gümnaasiumi (edaspidi Kool) töölähetuste (edaspidi lähetus) vormistamise alused ja korra.
  • Lähetus käesoleva korra mõistes on töötaja suunamine tööülesandeid täitma või koolitusele väljapoole alalist töö- või teenistuskoha asukohta kindlaksmääratud ajavahemikus.
  • Lähetuse alaliigid on järgmised:
    • siselähetus – riigisisene lähetus tööülesannete täimiseks;
    • välislähetus – lähetus välisriiki tööülesannete täitmiseks;
    • sise-koolituslähetus – koolitusega seotud riigisisene lähetus;
    • välis-koolituslähetus – lähetus välisriigis toimuvale koolitusele;
    • pikaajaline välislähetus – üle kuue kuu kestev lähetus välisriiki.
  • Käesoleva korraga reguleerimata küsimustes lähtutakse:
  • töölähetuse korral töölepingu seadusest, Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrusest nr 110 “Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord” ning teistest õigusaktidest;

2.      Lähetuskorraldus

  1. Töötaja lähetatakse tema kinnitatud lähetuskorralduse alusel.
  2. Lähetuskorralduse algatab ja vormistab töötaja esimesel võimalusel enne lähetust riigitöötaja iseteenindusportaali keskkonnas, kuid mitte hiljem kui:
    • 3 kalendripäeva enne lähetuse algust siselähetuse ja sise-koolituslähetuse korral;
    • 14 kalendripäeva enne lähetuse algust välislähetuse ja välis-koolituslähetuse korral;
    • 30 kalendripäeva enne lähetuse algust pikaajalise välislähetuse korral.
    • Töötaja võib lähetuskorralduse kinnitajaga kokku leppida punktis 2.2 nimetatud tähtaegadest lühema tähtaja.
  3. Lähetuskorralduses märgitakse:
    • lähetuse liik;
    • lähetuse nimetus;
    • lähetuse eesmärk ja ülesanne;
    • lähetuse ajavahemik;
    • info vastuvõtja asutuse kohta;
    • asendaja, kui see on töö- või teenistusülesannete tõttu vajalik;
    • lähetusega asutusele ja töötajale kaasnevad eeldatavad kulud;
    • muud lähetuskorralduses nõutud andmed.
  4. Lähetuskorralduse kinnitaja hindab lähetuse otstarbekust lähtudes asutuse eesmärkidest ning kinnitab või lükkab taotluse riigitöötaja iseteenindusportaalis tagasi.
  5. Kui lähetuskulud ja/või lähetuse päevarahad kompenseerib kolmas isik, näiteks vastuvõtja, märgitakse lähetuskorralduse märkuste lahtris kompenseerimise ulatus.
  6. Kui enne lähetuse algust või lähetuse kestel ilmneb lähetuse kestuse või toimumisaja muutumine, või kulude oluline suurenemine, informeerib töötaja lähetuskorralduse kinnitajat ja vormistab esimesel võimalusel lähetuskorralduse muutmise, kus näidatakse muutmise põhjused ja tegelikud lähetuspäevad ning kulud.
  7. Kui enne lähetuse algust ilmneb lähetuse ärajäämine, vormistab töötaja viivitamatult lähetuskorralduse tühistamise, kus näidatakse ärajäämise põhjused.

3.      Aruandlus

  • Töötaja koostab hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetuse lõppu riigitöötaja iseteenindusportaali keskkonnas lähetuse kuluaruande ning esitab selle kinnitamiseks lähetuskorralduse kinnitajale.
  • Aruande lisana esitatakse elektrooniliselt või skaneerituna lähetuse kuludokumendid, lennupiletite puhul ka pardakaardid. Juhul kui pardakaardid on esitatud kolmandatele isikutele, siis lisatakse aruandele elektroonilised lennupiletid või pardakaartide koopiad.
  • Kui lähetusega ei kaasnenud hüvitatavaid kulusid, kuluaruannet ei esitata. Kui see on vajalik riigitöötaja iseteenindusportaali töövoo korrektseks lõpetamiseks, esitatakse 0-aruanne.
  • Kui lähetuskulud ja/või päevarahad kompenseerib kolmas isik, on töötaja kohustatud lähetuskulude aruandes lähetuskulude maksumust vähendama summas, mille ulatuses kompenseerib lähetuskulud kolmas isik. Lähetuskulude aruande vastava kulurea juurde lisab töötaja sellekohase selgituse.
  • Lähetuskulude aruande esitamisel käesolevas korras märgitud tähtaega järgimata, on Koolil õigus jätta vastavad kulud hüvitamata. Kulude hüvitamata jätmise otsustab lähetuskorralduse kinnitaja.

4.      Lähetuse kulude hüvitamine

  • Lähetuskulud makstakse asutuse eelarvevahenditest.
  • Töötajale hüvitatakse lähetusega kaasnevad sõidu- ja majutuskulud ning muud lähetusega kaasnevad mõistlikud kulud töötaja esitatud kuluaruande alusel, millele on juurde lisatud kulu tõendavad dokumendid.
  • Lähetuse transpordiliikide valimisel lähtutakse säästlikkuse ja mõistliku majandamise põhimõttest. Esimese eelistusena kasutatakse lähetusel ühistranspordi teenuseid. Kui lähetuses ei ole võimalik esimese eelistusena kasutada ühistranspordi teenuseid, on lähetuskorralduse kinnitaja nõusolekul selleks lubatud kasutada isiklikku või kellegi teise omandis olevat sõiduautot. Taksoteenust on lubatud kasutada üksnes juhul, kui puudub ühistranspordi kasutamise võimalus mõistliku aja- või rahakuluga ning kui selleks on tööalane vajadus.
  • Töötajale hüvitatakse lähetuses tööülesannete täitmisel sõiduauto kasutamisega tekkinud otsesed kulud kuludokumentide alusel, arvestades kütuse kulu piirmäära kuni 10 liitrit 100 kilomeetri kohta. Kütusekulu puhul võetakse arvesse kuludokumendid, mille kuupäev vastab lähetusperioodile vahetult eelnevale, lähetusega samale või järgnevale kalendrinädalale. Lähetuse aruandes märgitakse odomeetri alg- ja lõppnäit, läbitud kilomeetrid ja taotletava hüvitise suurus.
  • Kui töötaja alustab sõitu lähetuskohta või lõpetab mujal, kui töökohas, siis hüvitatakse sõidukulu vastavalt esitatud kulu tõendavale dokumendile, kuid mitte rohkem kui summas, mis oleks kulunud lähetust töökohas alustades või lõpetades.
  • Kokkuleppel lähetuskorralduse kinnitajaga võib töötaja lähetusse minna varem või naasta hiljem, kui on vajalik tööülesannete täitmiseks. Eelnev on käsitletav erisoodustusena ja kuulub maksustamisele. Töötaja hüvitab tööandjale erisoodustuse maksustamisega tekkinud kulud. Nimetatut ei rakendata olukordades, kus välislähetusse minnes lahkutakse sõiduki väljumiskohta eelneval õhtul või saabutakse töökohta hiljem sõiduki hilinemise tõttu.
  • Lähetusega seotud majutuskulu ülemmäär riigisisesel lähetusel on 77 eurot ja välislähetusel 128 eurot ööpäevas. Töötajat lähetusse saatval isikul on õigus lubada piirmäärast kallimat majutuskulu, kui puudub võimalus kasutada piirmäärale vastava hinnatasemega majutuskohta. Majutuskulu piirmäära kohaldatakse iga ööpäeva kohta eraldi.
  • Kui lähetusega kaasnevad kulud ületavad lähetuskorralduses märgitud lähetusega kaasnevat eeldatavat kulu, hindab lähetuskorralduse kinnitaja kulude otstarbekust ning kinnitab või lükkab kuluaruande riigitöötaja iseteenindusportaalis tagasi.
  • Lähetuse langemisel puhkepäevale või riigipühale, hüvitatakse ületunnid vaba aja andmisega.
  • Töötajal on õigus saada lähetuskulude ja päevaraha katteks avanssi nende ligikaudses suuruses, välja arvatud lähetuskulude ja päevarahade osas, mille eelnevalt katavad kolmandad isikud. Avansi taotlemiseks märgib juht taotletava avansi summa lähetuskorraldusel vastavale väljale. Avansi väljamaksmine enne lähetust tagatakse, kui kinnitatud lähetuskorraldus on raamatupidajani jõudnud vähemalt 5 tööpäeva enne lähetuse algust.
  • Lähetuskulude katteks saadud avanss, mille kohta ei ole kuluaruandes esitatud kuludokumente, kuulub tagasimaksmisele 2 nädala jooksul alates kuluaruande kinnitamisest.

5.      Päevaraha maksmine

  • Päevaraha makstakse välislähetuse korral.
  • Välislähetuse päevaraha määr on kuni 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta. Lähetuskorralduse kinnitaja võib päevaraha määra vähendada, kuid mitte rohkem kui 70% päevaraha määrast.
  • Välislähetuse väljasõidu päeva eest makstakse töötajale päevaraha kuni 50 eurot, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub enne kella 18.00, ja 32 eurot, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub vahemikus kell 18.01-21.00. Kui sõiduk väljub välisriiki vähem kui kolm tundi enne keskööd, päevaraha ei maksta.
  • Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha siis, kui saabumispäeva algusest (kell 00.00) on sõiduki saabumise ajaks möödunud vähemalt kolm tundi.

 

  1. Rakendussätted

Korda rakendatakse alates 1. aprillist 2018.

   

   
© Hiiumaa Gümnaasium